e-Doręczenia dla firm – obowiązek od 1 lipca
Od 1 lipca 2025 roku system e-Doręczeń stanie się obowiązkowy dla kolejnej grupy przedsiębiorców w Polsce. Wszyscy, którzy dokonają zmian w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), np. zmiany adresu czy rozszerzenia działalności, muszą podać adres e-Doręczeń i aktywnie obsługiwać skrzynkę elektroniczną. Dotyczy to także firm niekorzystających z internetu.
Nowy obowiązek e-Doręczeń dla przedsiębiorców
Od 1 lipca 2025 roku każdy przedsiębiorca aktualizujący dane w CEIDG, np. zmieniający adres, ustanawiający pełnomocnika czy dodający nowe kody PKD, będzie musiał założyć adres e-Doręczeń. System ten, będący cyfrowym odpowiednikiem listu poleconego, zastąpi tradycyjną pocztę w korespondencji z administracją publiczną, w tym urzędami skarbowymi. Urzędy mogą nawet wysyłać pisma w sprawach prywatnych na ten adres.
Profesor Grzegorz Sibiga, adwokat z kancelarii Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy, podkreśla: – Obowiązek e-Doręczeń w kontaktach z administracją to istotny krok w cyfryzacji, choć nie zawsze dostosowany do potrzeb wszystkich firm. Obowiązek ten obejmuje już firmy założone w 2025 roku i spółki prawa handlowego, a od października 2026 roku obejmie wszystkich przedsiębiorców.
Kto musi wdrożyć e-Doręczenia od 1 lipca 2025?
- Podmioty w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, dokonujące zmian.
- Przedsiębiorcy modyfikujący dane, np. adres czy profil działalności.
- Małe firmy, jak krawcowe czy szewcy, bez doświadczenia z internetem.
Wyzwania dla mikroprzedsiębiorców
Rafał Kózka, adwokat prowadzący własną praktykę, wskazuje na niską świadomość nowego obowiązku. – Wielu przedsiębiorców sądzi, że e-Doręczenia zaczną obowiązywać dopiero w 2026 roku. Tymczasem zmiana w CEIDG, np. dla dotacji, może zaskoczyć brakiem adresu – wyjaśnia. Problem dotyka zwłaszcza starszych przedsiębiorców lub tych prowadzących tradycyjne biznesy rodzinne.
Ministerstwo Cyfryzacji zapewnia, że założenie skrzynki na Biznes.gov.pl lub u kwalifikowanych dostawców usług (KDU) jest proste i zdalne, trwając kilka minut. Jednak Kózka zauważa: – Dla osób nieobytych z technologią, np. starszych przedsiębiorców proszących o korespondencję SMS-em, proces może być trudny.
Główne trudności
- Brak świadomości wśród firm.
- Bariera technologiczna dla starszych przedsiębiorców.
- Potrzeba szybkiego dostosowania się.
Obowiązek regularnego sprawdzania skrzynki
Posiadanie adresu to dopiero początek – przedsiębiorcy muszą regularnie kontrolować skrzynkę. Prof. Sibiga wyjaśnia: – Pismo uznaje się za doręczone po 14 dniach, nawet jeśli nieotwarte. Ignorowanie skrzynki niesie ryzyko, a koszty, jak internet czy nauka, spadają na firmę. Kózka dodaje, że tradycyjne awizo budziło świadomość korespondencji, czego może brakować w systemie cyfrowym.
Powiązanie skrzynki z e-mailem niesie ryzyko trafienia wiadomości do spamu. W mikrofirmach dostęp do skrzynki może mieć kilka osób, co grozi nieuprawnionym dostępem do danych.
Potencjalne ryzyka
- Fikcja doręczenia po 14 dniach.
- Możliwość przeoczenia w spamie.
- Zagrożenie poufnością danych.
Prof. Sibiga ostrzega przed wysyłaniem pism prywatnych, np. decyzji podatkowych, na adresy służbowe. – To wymaga oceny sądów administracyjnych – mówi. Monika Gembicka z Ministerstwa Cyfryzacji zapewnia, że system jest gotowy na obciążenie.
Jak przygotować firmę do e-Doręczeń?
Przedsiębiorcy powinni:
- Założyć skrzynkę na Biznes.gov.pl lub u KDU przed zmianą w CEIDG.
- Skonfigurować powiadomienia e-mailowe.
- Skonsultować się z Kancelarią Jackowski dla wsparcia prawnego.
Kancelaria Prawna Jackowski oferuje pomoc w dostosowaniu firm do e-Doręczeń. Skontaktuj się z nami!
autor: Gabriel Jackowski (za prawo.pl)
Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej – skontaktuj się z nami – Kancelaria Prawna Jackowski
