E-Doręczenia dla przedsiębiorców
Wraz z rozwojem cyfryzacji administracji przedsiębiorcy w Polsce stają przed nowymi wymogami prawnymi. Jednym z nich jest obowiązek ustanowienia adresu do e-Doręczeń, który dla firm wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) upływa 1 kwietnia 2025 roku. Choć system e-Doręczeń ma usprawnić komunikację z organami publicznymi, zainteresowanie przedsiębiorców tym rozwiązaniem pozostaje zaskakująco niskie. Dlaczego warto się pospieszyć i jakie konsekwencje niesie brak działania?
Czym są e-Doręczenia i kto musi je wdrożyć?
E-Doręczenia to system umożliwiający cyfrową komunikację między przedsiębiorcami a administracją publiczną, zastępujący tradycyjne listy polecone. Adres do e-Doręczeń, wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), pozwala na szybkie i bezpieczne przesyłanie dokumentów, takich jak decyzje administracyjne, wezwania czy zawiadomienia. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek korzystania z tego systemu dotyczy już organów administracji, takich jak ZUS, NFZ czy urzędy samorządu terytorialnego. Przedsiębiorcy wpisani do KRS mają czas na założenie skrzynki do 1 kwietnia 2025 roku, natomiast firmy z CEIDG – do 1 października 2026 roku.
Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, dokument przesłany na adres e-Doręczeń uznaje się za doręczony po 14 dniach od momentu umieszczenia go w systemie – nawet jeśli odbiorca go nie odczyta. To tzw. fikcja doręczeń, która może wpłynąć na terminy procesowe, np. na wniesienie odwołania od decyzji administracyjnej.
Korzyści i wyzwania systemu e-Doręczeń
System e-Doręczeń przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, przyspiesza komunikację – dokumenty trafiają do odbiorcy natychmiast, bez ryzyka zagubienia przesyłki. Po drugie, jest tańszy – korespondencja między firmami a podmiotami publicznymi jest bezpłatna, co pozwala zaoszczędzić na kosztach druku i wysyłki. Po trzecie, adres e-Doręczeń nie zmienia się przy zmianie siedziby firmy, co ułatwia zarządzanie korespondencją.
Jednak wdrożenie systemu nie jest pozbawione wyzwań. Jak wskazuje radca prawny Jan Jackowski z Kancelarii Prawnej Jackowski, „choć e-Doręczenia to krok w stronę cyfryzacji administracji, obecny etap przejściowy budzi wiele wątpliwości. Brak sankcji za niewywiązanie się z obowiązku może sprawić, że przedsiębiorcy zlekceważą ten wymóg, traktując go jako kolejny biurokratyczny obowiązek”. Dane Ministerstwa Cyfryzacji pokazują, że do tej pory zaledwie 84 848 z ponad 740 tys. przedsiębiorców wpisanych do KRS założyło adres e-Doręczeń. W przypadku firm z CEIDG jest to 236 047 podmiotów – wciąż niewielki odsetek.
Usługa hybrydowa – rozwiązanie przejściowe
Co dzieje się, gdy przedsiębiorca nie założy skrzynki e-Doręczeń? W takich przypadkach organy publiczne mogą skorzystać z tzw. usługi hybrydowej – dokument elektroniczny jest przesyłany do operatora pocztowego, który drukuje go i dostarcza w formie papierowej. Statystyki pokazują, że z 8,5 mln przesyłek nadanych w ramach systemu e-Doręczeń aż 7,5 mln zrealizowano w trybie hybrydowym. To rozwiązanie niweluje część korzyści płynących z cyfryzacji, takich jak oszczędność czasu i kosztów.
Brak sankcji – czy to zachęci przedsiębiorców?
Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje obecnie kar za brak adresu e-Doręczeń, co może tłumaczyć niskie zainteresowanie przedsiębiorców. Jednak w przyszłości niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować uznaniem korespondencji za doręczoną, nawet jeśli przedsiębiorca jej nie odczyta. „Warto regularnie sprawdzać skrzynkę e-Doręczeń, aby nie przegapić ważnych terminów procesowych” – radzi Jan Jackowski. Dla przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci czy radcowie prawni, niedopełnienie obowiązku może wiązać się z odpowiedzialnością dyscyplinarną.
E-Doręczenia a ePUAP – co się zmienia?
System e-Doręczeń ma docelowo zastąpić platformę ePUAP, która od 2026 roku zostanie wygaszona. Jak zapowiada Ministerstwo Cyfryzacji, od 1 stycznia 2026 roku e-Doręczenia staną się podstawową formą komunikacji z administracją publiczną. To kolejny etap cyfryzacji, który wymaga od przedsiębiorców dostosowania się do nowych realiów.
Jak przygotować się do e-Doręczeń?
Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej założyć adres e-Doręczeń, szczególnie jeśli są wpisani do KRS – termin mija 1 kwietnia 2025 roku. Ważne jest także, by regularnie monitorować skrzynkę, aby nie przegapić istotnych dokumentów. Warto pamiętać, że firmy prowadzone przez przedstawicieli zawodów zaufania publicznego muszą posiadać dwa oddzielne adresy – jeden dla działalności gospodarczej, drugi dla wykonywania zawodu.
W Kancelarii Prawnej Jackowski wspieramy przedsiębiorców w dostosowaniu się do nowych wymogów prawnych. Jeśli masz pytania dotyczące e-Doręczeń, skontaktuj się z nami!
autor: Gabriel Jackowski (za legalis.pl)
