Jak legalnie obniżyć podatki w małej firmie?
Prowadzisz małą firmę i zastanawiasz się, jak legalnie obniżyć podatki? W Polsce system podatkowy oferuje przedsiębiorcom wiele możliwości, które pozwalają zmniejszyć obciążenia fiskalne, a jednocześnie działają w pełni zgodnie z prawem. W Kancelarii Jackowski przygotowaliśmy dla Ciebie praktyczny przewodnik, który w prosty sposób wyjaśni, jak zoptymalizować podatki w małej firmie. Dowiedz się, jakie kroki możesz podjąć, aby zwiększyć płynność finansową swojego biznesu i uniknąć niepotrzebnych wydatków.
Dlaczego warto optymalizować podatki?
Każdy przedsiębiorca wie, że podatki, takie jak PIT, CIT czy VAT, mogą znacząco obciążać budżet firmy. W przypadku małych firm, gdzie każdy grosz się liczy, umiejętne zarządzanie podatkami może być kluczem do sukcesu. Legalna optymalizacja podatkowa pozwala nie tylko zaoszczędzić pieniądze, ale także przeznaczyć je na rozwój biznesu – nowe inwestycje, szkolenia dla pracowników czy modernizację sprzętu. Co ważne, wszystkie przedstawione poniżej metody są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa w Polsce (stan na kwiecień 2025 roku), więc możesz stosować je bez obaw.
1. Wybierz odpowiednią formę opodatkowania
Pierwszym krokiem do obniżenia podatków jest wybór najkorzystniejszej formy opodatkowania dla Twojej firmy. W Polsce przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mają do wyboru kilka opcji:
- Skala podatkowa (12% do 120 000 zł dochodu, 32% powyżej tej kwoty) – dobra dla firm o niższych dochodach, szczególnie jeśli korzystasz z ulg, np. na dzieci.
- Podatek liniowy (19%) – idealny dla firm osiągających wyższe dochody, ponieważ stawka jest stała, niezależnie od wysokości zarobków.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – stawki od 2% do 17%, w zależności od rodzaju działalności (np. 8,5% dla usług), ale nie odliczasz kosztów uzyskania przychodu.
- Karta podatkowa – dostępna tylko dla firm kontynuujących tę formę opodatkowania od 2021 roku; wysokość podatku zależy m.in. od liczby mieszkańców miejscowości, w której działa firma.
Wybór formy opodatkowania powinien zależeć od specyfiki Twojego biznesu. Jeśli Twoje dochody zbliżają się do progu 120 000 zł, podatek liniowy może być bardziej opłacalny, ponieważ unikniesz 32% stawki. Z kolei ryczałt sprawdzi się w firmach o niskich kosztach, np. usługowych. Warto skonsultować się z prawnikiem lub księgowym, aby wybrać najlepszą opcję – w Kancelarii Jackowski pomagamy w takich analizach.
2. Maksymalizuj koszty uzyskania przychodu
Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy), możesz obniżyć podatek, zwiększając koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z ustawą o PIT (art. 22), kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. Co możesz zaliczyć do kosztów?
- Zakup sprzętu – np. komputer, drukarka czy smartfon, jeśli służą firmie. Warto rozważyć takie zakupy pod koniec roku, aby obniżyć dochód do opodatkowania.
- Leasing – np. samochodu czy maszyn. Raty leasingowe (część odsetkowa) mogą być kosztem podatkowym.
- Wynajem biura – nawet jeśli pracujesz z domu, możesz proporcjonalnie zaliczyć do kosztów część wydatków na czynsz, prąd czy internet.
- Szkolenia i rozwój – kursy podnoszące kwalifikacje, np. z marketingu czy księgowości, są w pełni odliczane.
- Usługi zewnętrzne – np. opłaty za księgowość, reklamę czy abonamenty (internet, telefon).
Pamiętaj, aby każdy wydatek był udokumentowany fakturą i rzeczywiście związany z działalnością firmy. W Kancelarii Jackowski doradzamy, jak prawidłowo ewidencjonować koszty, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.
3. Skorzystaj z ulg podatkowych
Polskie prawo oferuje małym firmom kilka ulg, które pozwalają obniżyć podatek:
- Ulga na badania i rozwój (B+R) – jeśli Twoja firma prowadzi działania innowacyjne (np. rozwija nowy produkt), możesz odliczyć nawet 100% kosztów kwalifikowanych od podstawy opodatkowania.
- Ulga IP Box – dla firm uzyskujących dochody z praw własności intelektualnej (np. programów komputerowych); stawka podatku wynosi tylko 5%.
- Ulga na terminal płatniczy – możesz odliczyć do 4000 zł, jeśli w 2025 roku poniesiesz wydatki na zakup lub obsługę terminala.
- Darowizny – przekazanie darowizny na cele pożytku publicznego pozwala odliczyć część kwoty od dochodu.
Ulgi mogą znacząco zmniejszyć Twój podatek, ale wymagają spełnienia określonych warunków. Przykładowo, ulga B+R dotyczy tylko kosztów związanych z działalnością badawczo-rozwojową, takich jak wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w innowacje. Skontaktuj się z nami, aby sprawdzić, z jakich ulg może skorzystać Twoja firma.
4. Rozważ leasing zamiast zakupu
Leasing to świetny sposób na obniżenie podatków, szczególnie jeśli nie chcesz angażować dużych środków na zakup sprzętu czy samochodu. W leasingu operacyjnym:
- Raty leasingowe (część odsetkowa) są kosztem uzyskania przychodu.
- Nie musisz amortyzować pojazdu, co pozwala szybciej zaliczyć wydatki do kosztów.
- Możesz odliczyć VAT (jeśli jesteś płatnikiem VAT).
Przykładowo, leasing samochodu osobowego pozwala zaliczyć do kosztów raty leasingowe oraz wydatki na paliwo czy serwis – bez ograniczeń związanych z amortyzacją, które dotyczą zakupu pojazdu na własność.
5. Zatrudniaj członków rodziny
Zatrudnienie członków rodziny, np. na podstawie umowy zlecenia, może być legalnym sposobem na obniżenie podatków. Wynagrodzenie wypłacone bliskim (np. za pomoc w firmie, projekt logo czy sprzątanie biura) możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ważne jednak, aby:
- Praca była rzeczywiście wykonana.
- Umowa była zgodna z prawem (np. umowa zlecenia podlega składkom ZUS).
Pamiętaj, że nie możesz zaliczyć do kosztów wynagrodzenia za pracę własną, małżonka lub małoletnich dzieci (art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT).
6. Rozliczaj się kwartalnie
Mali podatnicy (przychody brutto w poprzednim roku nie przekroczyły 2 000 000 euro) oraz firmy rozpoczynające działalność mogą rozliczać VAT i podatek dochodowy kwartalnie, zamiast miesięcznie. Dzięki temu:
- Płacisz podatki rzadziej, co poprawia płynność finansową.
- Możesz lepiej planować wydatki i inwestycje.
Aby przejść na rozliczenia kwartalne, należy powiadomić urząd skarbowy w odpowiednim terminie – najpóźniej do 20 lutego danego roku podatkowego.
7. Monitoruj stan magazynowy
Jeśli Twoja firma handluje towarami, pamiętaj, że niesprzedane zapasy zwiększają dochód do opodatkowania (musisz uwzględnić je w remanencie na koniec roku). Aby obniżyć podatek, zorganizuj wyprzedaż pod koniec roku – sprzedając zalegające towary, zmniejszysz wartość remanentu, a tym samym dochód do opodatkowania.
Dlaczego warto skonsultować się z prawnikiem?
Optymalizacja podatkowa wymaga wiedzy i znajomości aktualnych przepisów. Błędne decyzje mogą skutkować kontrolą urzędu skarbowego i koniecznością dopłaty zaległych podatków wraz z odsetkami. W Kancelaria Prawna Jackowski oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie prawa podatkowego:
- Analizujemy sytuację finansową Twojej firmy.
- Doradzamy, jak legalnie obniżyć podatki.
- Pomagamy w przygotowaniu dokumentacji i rozliczeń.
Dzięki współpracy z nami zyskujesz pewność, że Twoje działania są zgodne z prawem i przyniosą realne oszczędności.
Podsumowanie
Legalne obniżenie podatków w małej firmie jest możliwe dzięki odpowiedniemu wyborowi formy opodatkowania, maksymalizacji kosztów uzyskania przychodu, korzystaniu z ulg, leasingowi czy zatrudnianiu członków rodziny. Kluczem do sukcesu jest jednak dokładna analiza sytuacji firmy i przestrzeganie przepisów. W Kancelaria Prawna Jackowski jesteśmy gotowi pomóc Ci w optymalizacji podatkowej – skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć Twój biznes.
autor: Gabriel Jackowski (za prawo.pl)
Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej – skontaktuj się z nami – Kancelaria Prawna Jackowski
