Jak poprawić ofertę w zamówieniach publicznych – praktyczne wskazówki
W zamówieniach publicznych każdy szczegół ma znaczenie. Przygotowanie oferty to proces wymagający precyzji, znajomości przepisów i strategicznego podejścia. Złożona oferta jest wiążąca, a możliwości jej zmiany są ograniczone. Jak zatem poprawić ofertę, aby zwiększyć szanse na sukces, jednocześnie działając zgodnie z Prawem zamówień publicznych? Poniżej przedstawiamy kluczowe aspekty, które pomogą Ci lepiej przygotować się do postępowania.
Zasady składania i zmiany oferty
Zgodnie z ustawą z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (PZP), po złożeniu oferty wykonawca nie może jej modyfikować. Jedyną możliwością wprowadzenia zmian jest wycofanie oferty i złożenie nowej, poprawionej wersji, ale tylko przed upływem terminu składania ofert. Ważne jest, aby najpierw formalnie wycofać pierwotną ofertę, ponieważ w danym postępowaniu można złożyć tylko jedną ofertę. Brak wycofania uniemożliwi uwzględnienie nowej wersji przez zamawiającego.
Kluczowe kroki:
- Wycofanie oferty: Złóż pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty przed upływem terminu składania ofert.
- Złożenie nowej oferty: Przygotuj i prześlij nową wersję oferty, upewniając się, że spełnia wszystkie wymagania dokumentacji postępowania.
- Działaj szybko: Terminy w zamówieniach publicznych są rygorystyczne, dlatego monitoruj je dokładnie.
Termin związania ofertą – co to oznacza?
Zgodnie z art. 220 ust. 1 PZP, wykonawca jest związany złożoną ofertą przez określony czas:
- 90 dni w przypadku standardowych zamówień,
- 120 dni dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej 20 mln euro (roboty budowlane) lub 10 mln euro (dostawy/usługi).
Termin liczony jest od dnia, w którym upływa czas na składanie ofert. Zamawiający ma obowiązek wskazać dokładną datę ważności oferty w dokumentach zamówienia (art. 220 ust. 2 PZP). W tym okresie oferta musi pozostać niezmieniona, a wykonawca, jeśli wygra, jest zobowiązany podpisać umowę na przedstawionych warunkach.
W wyjątkowych sytuacjach możliwe jest przedłużenie terminu związania ofertą, ale wymaga to zgody wykonawcy. Jak podkreśla Krajowa Izba Odwoławcza (wyrok z 19 czerwca 2024 r., sygn. akt 1807/24), termin ten gwarantuje zamawiającemu pewność, że wykonawca zrealizuje ofertę lub poniesie konsekwencje, np. przepadek wadium.
Wyjaśnienia oferty a jej zmiana
W trakcie badania ofert zamawiający może zażądać od wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści oferty lub dokumentów. Jednak art. 223 ust. 1 PZP wyraźnie zabrania prowadzenia negocjacji lub zmiany treści oferty pod pozorem wyjaśnień. Wyjaśnienia służą jedynie do rozwiania wątpliwości, np. w kwestii niejasnych sformułowań, ale nie mogą modyfikować oferty.
Przykład:
Jeśli zamawiający pyta o szczegóły kalkulacji ceny, wykonawca może wyjaśnić, jak ją przygotował, ale nie może zmienić zaproponowanej kwoty.
Poprawianie omyłek – wyjątek od reguły
Prawo zamówień publicznych dopuszcza poprawienie przez zamawiającego oczywistych omyłek w ofercie (art. 223 ust. 2 PZP), pod warunkiem uzyskania zgody wykonawcy lub braku jego sprzeciwu w wyznaczonym terminie. Dotyczy to:
- Omyłek pisarskich, np. literówek w nazwach czy numerach,
- Omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji poprawek,
- Innych omyłek, które nie powodują istotnych zmian w treści oferty, ale wynikają z niezgodności z dokumentacją zamówienia.
Ważne uwagi:
- Omyłka musi być oczywista, czyli widoczna bez głębszej analizy.
- Poprawki są wyjątkiem, a nie regułą – zamawiający powinien stosować je ostrożnie.
Jak przygotować skuteczną ofertę?
Aby uniknąć konieczności wycofywania oferty, warto skupić się na jej starannym przygotowaniu. Oto praktyczne wskazówki:
- Dokładnie przeanalizuj dokumentację: Zapoznaj się z wymaganiami zamawiającego, w tym specyfikacją istotnych warunków zamówienia (SIWZ) lub innymi dokumentami.
- Sporządź checklistę: Upewnij się, że oferta zawiera wszystkie wymagane elementy, np. oświadczenia, zaświadczenia czy kosztorys.
- Skonsultuj się z ekspertem: W razie wątpliwości skorzystaj z pomocy prawnika lub specjalisty ds. zamówień publicznych.
- Zweryfikuj kalkulacje: Błędy w wyliczeniach mogą skutkować odrzuceniem oferty lub koniecznością wyjaśnień.
- Działaj z wyprzedzeniem: Przygotowanie oferty na ostatnią chwilę zwiększa ryzyko pomyłek.
Podsumowanie
Przygotowanie oferty w zamówieniach publicznych to proces, który wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także strategicznego podejścia i dbałości o szczegóły. Złożona oferta jest wiążąca, a możliwości jej zmiany są ograniczone do wycofania i ponownego złożenia przed upływem terminu. Wyjaśnienia oferty nie mogą prowadzić do jej modyfikacji, a poprawki omyłek są możliwe tylko w wyjątkowych przypadkach. Kluczem do sukcesu jest staranne przygotowanie oferty i zgodność z wymaganiami zamawiającego.
Chcesz dowiedzieć się więcej o skutecznym przygotowaniu ofert? Skontaktuj się z nami – nasi eksperci pomogą Ci zwiększyć szanse na wygraną w postępowaniu.
autor: Gabriel Jackowski (za prawo.pl)
Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej – skontaktuj się z nami – Kancelaria Prawna Jackowski
