Jak radzić sobie z RODO? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Obowiązujące od 25 maja 2018 roku Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) wprowadziło nowe standardy ochrony danych osobowych. Wdrożenie przepisów RODO to wyzwanie dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza małych i średnich firm. W poniższym artykule przygotowanym przez kancelarię Jackowski przedstawiamy kluczowe zasady oraz praktyczne wskazówki dotyczące zgodności z RODO.

1. Poznaj zakres zastosowania RODO

RODO dotyczy przetwarzania danych osobowych osób fizycznych, czyli wszelkich informacji pozwalających na zidentyfikowanie osoby (np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu). Rozporządzenie ma zastosowanie do wszystkich podmiotów, które:

• posiadają siedzibę w Unii Europejskiej,
• oferują towary lub usługi osobom znajdującym się w UE,
• monitorują zachowanie osób fizycznych w UE.

2. Wyznacz Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Nie każdy przedsiębiorca musi powołać IOD. Obowiązek ten dotyczy jednak organizacji, które:

• regularnie i na dużą skalę monitorują osoby fizyczne,
• przetwarzają szczególne kategorie danych osobowych (np. dane zdrowotne, biometryczne),
• są organami publicznymi.

Jeśli powołanie IOD nie jest wymagane, zaleca się wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za zgodność z przepisami o ochronie danych.

3. Przeprowadź audyt danych

Pierwszym krokiem ku zgodności z RODO jest identyfikacja i analiza przetwarzanych danych osobowych. W ramach audytu warto odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jakie dane przetwarzasz?
• W jakim celu przetwarzasz dane?
• Na jakiej podstawie prawnej opierasz przetwarzanie?
• Jak długo przechowujesz dane?
• Czy przekazujesz dane do podmiotów trzecich?

4. Określ podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z RODO, jeśli opiera się na jednej z podstaw prawnych, takich jak:

• zgoda osoby, której dane dotyczą,
• wykonanie umowy,
• wypełnienie obowiązku prawnego,
• ochrona żywotnych interesów osoby fizycznej,
• realizacja prawnie uzasadnionych interesów administratora.

5. Zaktualizuj dokumentację

Każdy administrator danych powinien posiadać dokumentację potwierdzającą zgodność z RODO, w tym:

• politykę prywatności,
• rejestr czynności przetwarzania danych,
• umowy powierzenia przetwarzania danych,
• procedury reagowania na naruszenia ochrony danych.

6. Zadbaj o bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych osobowych to jeden z fundamentów RODO. Wdroż odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak:

• szyfrowanie danych,
• kontrola dostępu do systemów informatycznych,
• regularne szkolenia pracowników,
• tworzenie kopii zapasowych.

7. Realizuj prawa osób, których dane dotyczą

Osoby fizyczne mają szereg praw wynikających z RODO, w tym:

• prawo dostępu do danych,
• prawo do sprostowania danych,
• prawo do bycia zapomnianym,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania.

Administrator powinien zapewnić mechanizmy pozwalające na skuteczne realizowanie tych praw w ustawowych terminach.

8. Przygotuj się na incydenty

RODO wymaga zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych do organu nadzorczego w ciągu 72 godzin od ich wykrycia. Dlatego ważne jest posiadanie procedur umożliwiających szybkie wykrywanie i reakcję na incydenty.

9. Współpracuj z profesjonalistami

Wdrożenie RODO może być skomplikowane, zwłaszcza w przypadku firm przetwarzających duże ilości danych. Współpraca z Kancelaria Prawna Jackowski pozwoli uniknąć błędów i potencjalnych sankcji finansowych. Nasi eksperci ds. ochrony danych osobowych służą wsparciem na każdym etapie wdrożenia RODO.

Podsumowanie

Zgodność z RODO to proces, który wymaga regularnej aktualizacji dokumentacji i procedur, a także świadomości wśród pracowników. Inwestycja w ochronę danych osobowych nie tylko minimalizuje ryzyko sankcji, ale także buduje zaufanie klientów i partnerów biznesowych. Skontaktuj się z Kancelaria Prawna Jackowski, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak skutecznie wdrożyć przepisy RODO w Twojej firmie.

autor: Gabriel Jackowski 

Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej – skontaktuj się z nami – Kancelaria Prawna Jackowski