KSeF – czy firmy zdążą z wdrożeniem?

W miarę zbliżania się daty wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), rośnie liczba apeli o przesunięcie terminu. Głosy te płyną głównie od małych i średnich przedsiębiorstw oraz biur rachunkowych, które obawiają się, że nie zdążą z przygotowaniami. Mimo lat prac nad reformą, rozporządzenia wykonawcze pojawiły się w ostatniej chwili, co budzi wątpliwości co do gotowości systemu. Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że wdrożenie nastąpi zgodnie z planem, a w 2026 r. nie będzie kar za błędy w KSeF. Jednak zmiany w JPK VAT, obowiązujące od lutego, niosą ryzyko sankcji.

Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF w 2026 r.

Ministerstwo Finansów potwierdza, że obowiązkowy KSeF wystartuje 1 lutego 2026 r. Najpierw obejmie największe firmy – te, których sprzedaż za 2024 r. przekroczy 200 mln zł brutto. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek rozliczeń w systemie spadnie na pozostałych przedsiębiorców.

Wyjątek stanowią mikroprzedsiębiorcy, u których miesięczna wartość faktur nie przekracza 10 tys. zł brutto – oni mogą wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Ważne: wszyscy, bez wyjątku, muszą odbierać faktury zakupowe przez KSeF już od 1 lutego 2026 r.

Te terminy nie ulegną zmianie, mimo rosnących wątpliwości co do gotowości rynku.

Obawy małych i średnich firm – apel o odroczenie

Coraz głośniejsze stają się głosy o potrzebie przesunięcia wdrożenia. Prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie podkreśla, że sygnały od firm są niepokojące – zaledwie co piąta jest gotowa. Izba apeluje o kolejne odroczenie, argumentując brak zaawansowania prac.

Doradcy podatkowi wskazują, że duże firmy są w zaawansowanym stadium przygotowań i powinny zdążyć na luty. Średnie i małe podmioty czekają jednak do ostatniej chwili, licząc na przesunięcie terminu. Świadczą o tym wnioski organizacji MŚP i interpelacje poselskie.

Biura rachunkowe mogą pomóc w nadawaniu uprawnień do KSeF, ale proces ten jest skomplikowany – wymaga uwierzytelnienia via formularz ZAW-FA lub pieczęci elektronicznej z NIP. Opóźnienia w urzędach i czas na wyrobienie pieczęci to dodatkowe bariery.

Gotowość dużych vs. małych przedsiębiorstw – rozdźwięk na rynku

Dyrektor departamentu podatkowego Lewiatana zauważa wyraźny podział: duże firmy są przygotowane, zwłaszcza po konsultacjach po przesunięciu z 2024 r. Średnie, wspierane przez księgowych, też mają wiedzę. Najgorzej z mikrofirmami – brakuje im podstawowej informacji o systemie, aplikacji Podatnika KSeF 2.0 czy nadawaniu uprawnień pracownikom.

Ministerstwo powinno zintensyfikować kampanię edukacyjną. Opóźnienia małych firm mogą wpłynąć na dużych – jeśli nabywca nie pobierze faktury z KSeF, konieczne będzie wysyłanie wizualizacji inną drogą, co zakłóci procesy.

Zmiany w JPK VAT od lutego 2026 r. – ryzyko kar mimo braku sankcji za KSeF

MF uspokaja: w 2026 r. nie będzie kar za błędy w KSeF. Szef KAS potwierdza, że przedsiębiorcy nie poniosą konsekwencji za nieprzystąpienie czy pomyłki związane z systemem.

Jednak od 1 lutego wchodzą zmiany w JPK VAT, wymagające oznaczania faktur numerem KSeF lub kodami (BFK, OFF, DI) – zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów. Rozporządzenie opublikowano dopiero 17 grudnia 2025 r., dając mało czasu na wdrożenie.

Błędy w JPK VAT grożą karami na podstawie art. 109 ust. 3h ustawy o VAT – naczelnik wezwie do korekty, a brak reakcji oznacza sankcje. To dotyczy wszystkich firm od lutego, nawet tych wystawiających faktury w KSeF później.

Wyzwania techniczne – czy system udźwignie obciążenie?

Doradcy podatkowi wskazują, że KSeF jest funkcjonalny, a testy przebiegają pomyślnie. Obawy dotyczą jednak skalowalności – czy system wytrzyma miliony dokumentów dziennie? MF nie adresuje tych wątpliwości.

Dla dużych firm wyzwaniem jest reorganizacja procesów akceptacji faktur kosztowych – wszystkie trafią do jednego „worka” w KSeF, co komplikuje rozdzielanie ich między pracownikami.

Eksperci zwracają uwagę na braki w funkcjonalnościach KSeF: brak folderów, oznaczania statusów czy katalogowania faktur. System nadaje się do użytku domowego, nie firmowego. Rozwiązania komercyjne oferują więcej, ale za opłatą (ok. 1 zł za fakturę), co dublowałoby koszty przechowywania.

Problemy z logowaniem (błędy uwierzytelnienia mimo poprawnego ZAW-FA) to kolejny praktyczny ból.

Obowiązkowy KSeF 2026 to rewolucja, która wymaga natychmiastowych przygotowań. Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia w wdrożeniu, nadawaniu uprawnień czy analizie JPK VAT, zapraszamy do kontaktu.

autor: Gabriel Jackowski (za prawo.pl)