Odliczenie VAT od samochodów osobowych w działalności gospodarczej

W prowadzeniu działalności gospodarczej podatnicy często korzystają z samochodów osobowych, co wiąże się z możliwością odliczenia podatku VAT. Zasady odliczenia regulują przepisy art. 86a i następnych ustawy o VAT. Poniżej przedstawiamy kompleksowe omówienie tych regulacji, uwzględniając zarówno standardowe odliczenie w wysokości 50%, jak i sytuacje umożliwiające pełne, 100-procentowe odliczenie VAT, z zachowaniem praktycznych wskazówek dla przedsiębiorców.

Zasada ogólna: odliczenie 50% VAT

Zgodnie z przepisami, podatnicy korzystający z samochodów osobowych w działalności gospodarczej mogą odliczyć 50% kwoty podatku VAT wynikającego z:

• faktur za zakup, import lub wytworzenie pojazdu,
• dokumentów celnych, deklaracji importowych lub decyzji naczelnika urzędu celno-skarbowego,
• podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług czy dostawy, dla której podatnikiem jest nabywca.

Ograniczenie do 50% wynika z uproszczenia przyjętego na podstawie decyzji wykonawczej Rady UE z 17 grudnia 2013 r., zakładającego, że samochody osobowe są wykorzystywane w sposób mieszany – zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Odliczenie to dotyczy szerokiego zakresu wydatków, takich jak:

1. Nabycie, import lub wytworzenie pojazdu (np. zakup samochodu, wpłata zaliczki).
2. Zakup części składowych (np. opony, szyby, instalacja gazowa).
3. Koszty użytkowania pojazdu na podstawie umów najmu, dzierżawy czy leasingu (np. raty leasingowe, czynsz).
4. Paliwo, olej napędowy, gaz lub energia do napędu pojazdu.
5. Naprawy i konserwacja pojazdu.
6. Inne koszty eksploatacyjne (np. opłaty za parking, przejazdy autostradą, płyn do spryskiwaczy).

Ważne: W przypadku odliczenia 50% VAT podatnik nie musi składać informacji VAT-26 ani prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, co znacząco upraszcza formalności.

Pełne odliczenie VAT: kiedy jest możliwe?

Przepisy przewidują możliwość odliczenia 100% VAT w przypadku samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Aby skorzystać z tego prawa, muszą zostać spełnione dwa kluczowe warunki:

1. Wykluczenie użytku prywatnego poprzez wprowadzenie regulaminów, zarządzeń lub umów, które obiektywnie uniemożliwiają korzystanie z pojazdu w celach prywatnych. Przykłady działań zabezpieczających to:
   • określenie zasad parkowania pojazdu w siedzibie firmy po godzinach pracy,
   • wprowadzenie systemu kontroli kluczyków,
   • monitorowanie tras GPS.
   Ważne jest, aby regulacje były dostosowane do specyfiki firmy i umożliwiały weryfikację przestrzegania zasad.
2. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która potwierdza wyłącznie służbowe wykorzystanie samochodu. Ewidencja powinna zawierać:
   • numer rejestracyjny pojazdu,
   • datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
   • stan licznika na początku, na koniec okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia ewidencji,
   • szczegółowe wpisy dotyczące każdego użycia pojazdu (data, cel wyjazdu, trasa, liczba kilometrów, dane kierowcy),
   • potwierdzenie autentyczności wpisów przez podatnika.

Uwaga: Błędy w ewidencji, takie jak brak pełnych danych czy niezgodności w stanie licznika, mogą skutkować ograniczeniem odliczenia do 50%.

Wyjątki od obowiązku prowadzenia ewidencji

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wymagane, jeśli samochód jest przeznaczony wyłącznie do:

• odprzedaży,
• sprzedaży (w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika),
• oddania w odpłatne użytkowanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu,

pod warunkiem, że takie działania stanowią przedmiot działalności podatnika. Jednak nawet chwilowe wykorzystanie pojazdu do innych celów znosi to zwolnienie.

Informacja VAT-26: terminy i konsekwencje

Podatnik, który chce odliczyć 100% VAT, musi złożyć informację VAT-26 w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniósł pierwszy wydatek związany z pojazdem, ale nie później niż w dniu przesłania pliku JPK_V7. Pierwszym wydatkiem może być np. wpłata zaliczki, zakup pojazdu lub opłacenie ubezpieczenia.

Niezłożenie VAT-26 w terminie ogranicza prawo do pełnego odliczenia – do czasu złożenia informacji podatnik może odliczyć tylko 50% VAT.

System korekt podatku VAT

W przypadku zmiany przeznaczenia pojazdu w ciągu 60 miesięcy od nabycia (lub 12 miesięcy dla pojazdów o wartości do 15 tys. zł) podatnik musi dokonać korekty odliczonego VAT:

• Jeśli pojazd początkowo był używany wyłącznie w działalności gospodarczej (100% odliczenia), a następnie zaczął być wykorzystywany prywatnie, podatnik zmniejsza odliczony VAT proporcjonalnie do pozostałego okresu korekty.
• Jeśli pojazd był używany w celach mieszanych (50% odliczenia), a następnie przeznaczony wyłącznie do działalności gospodarczej lub sprzedany w ramach opodatkowanej transakcji, podatnik może zwiększyć odliczenie VAT.

Korekta dotyczy wyłącznie wydatków na nabycie, import lub wytworzenie pojazdu. Koszty bieżące, takie jak leasing czy paliwo, są odliczane na zasadach ogólnych.

Gdzie szukać dodatkowych informacji?

Przedsiębiorcy mogą skorzystać z następujących źródeł:

• Wyszukiwarka EUREKA (https://eureka.mf.gov.pl/) – bezpłatny dostęp do interpretacji indywidualnych dotyczących odliczenia VAT.
• Infolinia Krajowej Informacji Skarbowej (https://www.kis.gov.pl/) – kontakt telefoniczny, czat lub pytania elektroniczne.
• Wniosek o interpretację indywidualną (ORD-IN lub ORD-WS) – można go złożyć listownie, przez e-PUAP, e-Urząd Skarbowy lub system e-doręczeń. Przydatne formularze i kreatory dostępne są na stronie www.podatki.gov.pl.

W opisie wniosku warto szczegółowo opisać działalność, rodzaj wydatków, sposób użytkowania pojazdu oraz wprowadzone regulaminy i mechanizmy kontroli.

Podsumowanie

Odliczenie VAT od samochodów osobowych w działalności gospodarczej to istotny mechanizm optymalizacji podatkowej, który wymaga precyzyjnego stosowania przepisów. Standardowe 50% odliczenie jest proste i nie wymaga dodatkowych formalności, natomiast pełne odliczenie VAT wiąże się z koniecznością spełnienia rygorystycznych warunków. Przedsiębiorcy powinni zadbać o odpowiednie regulacje wewnętrzne, prowadzenie ewidencji oraz terminowe składanie informacji VAT-26, aby maksymalnie wykorzystać przysługujące im prawa.

autor: Gabriel Jackowski (za prawo.pl)

Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej – skontaktuj się z nami – Kancelaria Prawna Jackowski