Odpowiedzialność karna za naruszenie zasad whistleblowingu.

W świecie biznesu, gdzie etyka i zgodność z prawem odgrywają kluczową rolę, whistleblowing – czyli zgłaszanie naruszeń przez pracowników – staje się coraz ważniejszym narzędziem zapobiegania nadużyciom. W Polsce, od 25 grudnia 2024 roku, obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów, która implementuje unijne standardy ochrony osób ujawniających nieprawidłowości.

Sygnalista to osoba, która w dobrej wierze zgłasza informacje o naruszeniach prawa, uzyskane w kontekście swojej pracy. Może to być pracownik, zleceniobiorca, stażysta czy nawet wolontariusz. Whistleblowing obejmuje zgłoszenia wewnętrzne (w firmie), zewnętrzne (do organów jak Rzecznik Praw Obywatelskich) lub publiczne ujawnienia, gdy inne kanały nie działają.

Ustawa definiuje naruszenia szeroko: od korupcji, przez łamanie zasad ochrony środowiska, po naruszenia w zamówieniach publicznych czy bezpieczeństwie produktów. Celem jest ochrona interesu publicznego, a sygnalista jest chroniony, jeśli działał z uzasadnionym przekonaniem o prawdziwości informacji. To nie tylko obowiązek prawny, ale też szansa dla firm na wczesne wykrywanie problemów, co może zapobiec większym kryzysom.

Polskie prawo zapewnia sygnalistom solidną ochronę przed represjami. Kluczowe jest zakazanie działań odwetowych, takich jak zwolnienie, obniżenie pensji, mobbing czy dyskryminacja. Jeśli dojdzie do takiego naruszenia, pracodawca musi udowodnić, że jego decyzja nie była motywowana zgłoszeniem – to odwrócony ciężar dowodu, co ułatwia sygnalistom obronę.

Poufność to kolejny filar: tożsamość sygnalisty nie może być ujawniana bez jego zgody, a dane przetwarzane są tylko w niezbędnym zakresie. W razie sporu, sygnalista może domagać się odszkodowania (co najmniej równowartości średniego miesięcznego wynagrodzenia) lub zadośćuczynienia za krzywdy moralne. Ochrona obejmuje też osoby pomagające w zgłoszeniu, jak współpracownicy czy rodzina.

Dla laika: wyobraź sobie, że pracownik zauważa fałszowanie dokumentów finansowych. Zgłasza to wewnętrznie, a w zamian spotyka się z ostracyzmem. Prawo stoi po jego stronie, nakładając na firmę obowiązek szybkiej reakcji i ochrony.

Naruszenie zasad whistleblowingu niesie poważne konsekwencje karne, co podkreśla ustawa. Pracodawca lub osoba odpowiedzialna w firmie może ponieść odpowiedzialność za:

• Działania odwetowe: Grozi za to grzywna, ograniczenie wolności lub nawet pozbawienie wolności do lat 3. To obejmuje próby czy groźby represji wobec sygnalisty.
• Utrudnianie zgłoszeń: Podobna kara – do 3 lat pozbawienia wolności – za blokowanie kanałów zgłoszeniowych lub zniechęcanie do sygnalizowania.
• Niewdrożenie procedur: Za brak wewnętrznych mechanizmów whistleblowingowych przewidziana jest grzywna do 30 000 zł. To szczególnie istotne dla firm zatrudniających co najmniej 50 osób.
• Ujawnienie tożsamości: Bezpodstawne podanie danych sygnalisty do publicznej wiadomości karane jest grzywną, ograniczeniem wolności lub pozbawieniem wolności do lat 2.

Te sankcje mają odstraszać od lekceważenia zgłoszeń. W praktyce, kontrole organów jak Państwowa Inspekcja Pracy czy sądy mogą nałożyć dodatkowe kary cywilne. Dla pracodawcy to nie tylko ryzyko finansowe, ale też utrata reputacji – lepiej zapobiegać, niż leczyć.

Aby uniknąć problemów, firmy muszą wdrożyć wewnętrzne procedury zgłoszeń. Obowiązek ten dotyczy podmiotów prywatnych zatrudniających co najmniej 50 osób (od marca 2025 roku w pełni) oraz wszystkich instytucji publicznych. Oto kluczowe kroki:

• Ustal regulamin: Procedury powinny być konsultowane z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi. Określ kanały zgłoszeń (np. anonimowa skrzynka mailowa, hotline), terminy reakcji (potwierdzenie otrzymania w 7 dniach, działania następcze w 3 miesiącach) i osoby odpowiedzialne.
• Zapewnij anonimowość: System musi pozwalać na zgłoszenia bez ujawniania tożsamości, z ochroną danych zgodnie z RODO.
• Szkolenia i komunikacja: Edukuj zespół o zasadach, aby budować kulturę otwartości. Regularne szkolenia minimalizują ryzyko błędów.
• Dokumentacja: Prowadź rejestry zgłoszeń, z przechowywaniem danych przez 3 lata po zakończeniu działań następczych.
• Audyt i aktualizacje: Co roku sprawdzaj skuteczność procedur, dostosowując je do zmian w prawie.

W małych firmach wystarczy prosty system, ale w większych warto skorzystać z narzędzi cyfrowych. Pamiętaj: wdrożenie to nie formalność, a realna ochrona przed ryzykiem.

Whistleblowing to mechanizm wzmacniający etykę w biznesie, a ustawa o ochronie sygnalistów zapewnia równowagę między ochroną zgłaszających a obowiązkami firm. Znając ryzyka karne – od grzywien po więzienie – i wdrażając procedury, pracodawcy mogą uniknąć pułapek. Dla przedsiębiorców to okazja do budowania zaufania w zespole. Jeśli prowadzisz firmę, warto skonsultować wdrożenie z ekspertem – to inwestycja w stabilność i zgodność z prawem. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej!

autor: Gabriel Jackowski