Zatrudnianie pracowników – poradnik o umowach i obowiązkach pracodawcy
Zatrudnianie pracowników to ważny krok dla każdego przedsiębiorcy, ale może wydawać się skomplikowane. W Polsce zasady zatrudniania określa Kodeks pracy, który jasno mówi, jakie obowiązki ma pracodawca i jakie prawa przysługują pracownikowi. Jeśli planujesz zatrudnić kogoś do swojej firmy, ten poradnik pomoże Ci zrozumieć, jak to zrobić zgodnie z prawem i w sposób, który będzie korzystny dla obu stron. Wyjaśnimy, jakie umowy możesz wybrać, jakie obowiązki musisz spełnić jako pracodawca i na co zwrócić uwagę, żeby uniknąć problemów.
Jakie umowy możesz podpisać z pracownikiem?
Kiedy zatrudniasz pracownika, musisz wybrać odpowiednią formę umowy. W Polsce najczęściej stosuje się umowę o pracę, ale są też inne możliwości. Oto, co warto wiedzieć:
- Umowa na okres próbny
To dobry sposób, żeby sprawdzić, czy pracownik pasuje do Twojej firmy. Taka umowa może trwać maksymalnie 3 miesiące. Jeśli pracownik jest na urlopie lub choruje, ten czas można wydłużyć o okres jego nieobecności. - Umowa na czas określony
Podpisujesz ją na konkretny czas, na przykład na czas trwania projektu. Kodeks pracy mówi, że u jednego pracodawcy takie umowy (wraz z umową na okres próbny) mogą trwać maksymalnie 33 miesiące, a ich liczba nie może przekraczać 3. - Umowa na czas nieokreślony
To najbardziej stabilna forma zatrudnienia. Nie ma określonego końca, a jeśli chcesz ją zakończyć, musisz przestrzegać okresu wypowiedzenia.
Oprócz umów o pracę możesz zatrudnić kogoś na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Pamiętaj jednak, że jeśli praca wygląda jak typowa umowa o pracę (np. pracownik wykonuje zadania pod Twoim kierownictwem, w określonych godzinach), to urząd lub sąd może uznać, że to stosunek pracy. W takim przypadku możesz zostać zobowiązany do wypłaty dodatkowych świadczeń, takich jak wynagrodzenie za urlop.
Jakie obowiązki ma pracodawca?
Zatrudniając pracownika, musisz spełnić kilka obowiązków, które wynikają z przepisów prawa. Oto najważniejsze z nich w prostych słowach:
- Podpisanie umowy na piśmie
Umowa o pracę powinna być podpisana na piśmie, zanim pracownik zacznie pracę. Musisz też poinformować go o warunkach pracy (np. ile godzin będzie pracował, ile zarobi, gdzie będzie pracował) w ciągu 7 dni od podpisania umowy. - Szkolenie BHP
Każdy nowy pracownik musi przejść szkolenie z bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Składa się ono z dwóch części: ogólnej (minimum 3 godziny) i stanowiskowej (minimum 8 godzin). Ty, jako pracodawca, płacisz za to szkolenie. Jest ono obowiązkowe, chyba że pracownik wraca na to samo stanowisko u Ciebie zaraz po wygaśnięciu poprzedniej umowy. - Badania lekarskie
Przed rozpoczęciem pracy pracownik musi przejść badania lekarskie, które potwierdzą, że może pracować na danym stanowisku. Ty płacisz za te badania. - Bezpieczne miejsce pracy
Musisz zapewnić pracownikowi bezpieczne warunki pracy. To oznacza dostarczenie mu odpowiednich narzędzi, odzieży ochronnej i regularnych szkoleń BHP. Jeśli pracownik zauważy zagrożenie dla zdrowia lub życia, może odmówić pracy, a Ty i tak musisz mu zapłacić. - Wypłata wynagrodzenia na czas
Pensję trzeba wypłacać co najmniej raz w miesiącu, w ustalonym dniu. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę na pełny etat wynosi 4 300 zł brutto. Nie możesz zapłacić mniej. - Prowadzenie dokumentów
Musisz prowadzić akta osobowe pracownika i inne dokumenty związane z jego pracą. Te dokumenty przechowujesz przez 10 lat po zakończeniu współpracy. - Zapobieganie mobbingowi i dyskryminacji
Jesteś odpowiedzialny za to, żeby w Twojej firmie nie dochodziło do mobbingu (czyli nękania pracownika) ani dyskryminacji. Jeśli coś takiego się zdarzy, pracownik może domagać się odszkodowania. - Rozwój pracowników
Powinieneś dawać pracownikom szansę na rozwój, np. przez szkolenia. Jeśli szkolenie jest obowiązkowe lub wynika z Twojego polecenia, musi być na Twój koszt i najlepiej w godzinach pracy.
Dodatkowe obowiązki w większych firmach
Jeśli Twoja firma rośnie, mogą dojść nowe obowiązki. Na przykład:
- Regulamin pracy – musisz go stworzyć, jeśli zatrudniasz co najmniej 50 osób (chyba że obowiązuje układ zbiorowy pracy). W regulaminie opisujesz zasady pracy i BHP.
- Wpłaty na PFRON – jeśli zatrudniasz co najmniej 25 osób (w przeliczeniu na pełne etaty) i nie masz 6% pracowników z niepełnosprawnościami, musisz płacić na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Jakie prawa ma pracodawca?
Jako pracodawca masz też swoje prawa. Możesz:
- Wybierać pracowników, którzy najlepiej pasują do Twojej firmy.
- Dawać polecenia związane z pracą, jeśli są zgodne z umową i prawem.
- Tworzyć zasady pracy i pilnować, żeby były przestrzegane.
- Zwolnić pracownika, jeśli przestrzegasz okresu wypowiedzenia lub jeśli pracownik poważnie naruszy swoje obowiązki.
Praca zdalna – co musisz wiedzieć?
Od 2023 roku Kodeks pracy reguluje też pracę zdalną. Jeśli pracownik poprosi o pracę z domu, musisz odpowiedzieć na jego wniosek w ciągu 7 dni. Jeśli się zgadzasz, musisz dostarczyć mu sprzęt i materiały do pracy zdalnej. Możesz też wprowadzić pracę zdalną swoim poleceniem.
Podsumowanie
Zatrudnianie pracowników to proces, który wymaga od Ciebie znajomości prawa i dobrego podejścia do ludzi. Ważne jest, żeby wybrać odpowiednią umowę, zadbać o bezpieczeństwo pracowników i wypłacać pensję na czas. Jeśli będziesz przestrzegać tych zasad, zbudujesz zgrany zespół i unikniesz problemów prawnych. A jeśli coś jest niejasne, zawsze możesz zapytać prawnika o radę.
autor: Gabriel Jackowski
Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej – skontaktuj się z nami – Kancelaria Prawna Jackowski
