Kody działalności w CEIDG i KRS nie zaktualizują się same w sposób bezpieczny. Do końca 2026 r. przedsiębiorca może wybrać właściwe pozycje z PKD 2025. Od 2027 r. system przypisze je według klucza GUS. Wynik nie musi odpowiadać temu, czym firma faktycznie handluje ani jakie usługi świadczy.

Firmy rejestrowane od 2025 r. mają już kody z rozporządzenia Rady Ministrów z 18 grudnia 2024 r. Starsze wpisy nadal bywają opisane według PKD 2007. Ta klasyfikacja jest szersza i mniej precyzyjna.

Co się stanie po nowym roku

W CEIDG automatyczna zmiana ma nastąpić w ciągu stycznia 2027 r. W KRS dokładnego terminu nie wskazano. W obu rejestrach mechanizm jest podobny: stary kod dostaje odpowiednik z nowej listy. Tam, gdzie jeden kod rozpada się na kilka, wybór należy do systemu.

PKD 2025 ma więcej podklas. Około 185 pozycji z poprzedniej klasyfikacji, blisko 28 proc., ma więcej niż jeden odpowiednik. Kto nie wskaże właściwej, otrzyma tę, którą przewiduje klucz urzędowy.

Przykłady, które warto sprawdzić u siebie

Dotychczasowy kod sprzedaży wysyłkowej i internetowej, 47.91.Z, rozbito na 37 nowych pozycji. Przy braku wyboru system przypisuje 47.71.Z, czyli sprzedaż detaliczną odzieży. Księgarnia online albo sklep z elektroniką może więc figurować jako sprzedawca ubrań.

Podobne ryzyko dotyczy innych rozbitych kodów. Działalność psychologa może trafić do pozostałej opieki zdrowotnej. W finansach dotychczasowy 64.92.Z dzieli się na lombardy i pozostałe formy udzielania kredytów. Domyślnie wybierana jest kategoria ogólna. Lombard bez aktualizacji nie trafi do właściwej podklasy.

Gdzie błędny kod realnie przeszkadza

Sam wpis nie unieważnia umów ani faktur. Może jednak zablokować konkretne procedury.

Przy dotacjach i pomocy publicznej kod bywa warunkiem albo punktem weryfikacji. Rozbieżność utrudnia wykazanie, że firma spełnia kryteria programu.

Płatnik zgłaszający do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej dziesięciu ubezpieczonych ustala stopę składki m.in. według przeważającej działalności. Tu oznaczenie ma znaczenie finansowe.

Kontrahent, który sprawdza rejestr, widzi listę kodów. Oznaczenie niezgodne z ofertą albo długa lista pozycji budzi wątpliwości co do tego, czym firma się zajmuje. Ustawa o statystyce publicznej przewiduje też sankcje za dane niezgodne ze stanem faktycznym.

W CEIDG art. 32 ustawy pozwala wezwać do poprawienia danych w terminie 7 dni. Brak reakcji może skończyć się wykreśleniem z ewidencji.

W KRS, jeżeli wykreślono przedmiot przeważającej działalności, nowy zgłasza się przy pierwszym wniosku o zmianę danych, najpóźniej w ciągu pięciu lat. Zmiana umowy spółki, aktu założycielskiego ani statutu nie jest do tego potrzebna.

Czego nie należy się obawiać

Przy obowiązkach z ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa, wdrażającej NIS-2, liczy się faktyczna działalność, nie sam kod. Błędny PKD nie tworzy tych obowiązków. Może jednak skłonić organ do sprawdzenia, czym firma rzeczywiście się zajmuje.

Faktury nie trzeba dostosowywać do kodu w rejestrze. PKD nie jest elementem faktury. Dokument ma odzwierciedlać sprzedaż, która miała miejsce. Nabywca nie traci odliczenia VAT tylko dlatego, że kod sprzedawcy nie pokrywa się z towarem.

Automatyczna zmiana kodów nie zakłada też adresu do e-Doręczeń. Obowiązek ADE od 1 października 2026 r. istnieje niezależnie. Sam wniosek o zmianę PKD wymaga już adresu, ale automatyczna aktualizacja nie aktywuje skrzynki.

Jak sprawdzić wpis przed końcem roku

Wystarczy porównać obecne kody z listą PKD 2025 i wskazać te, które odpowiadają rzeczywistej działalności. Szczególnie pozycje, które się rozpadły. Samodzielna zmiana w KRS jest wolna od opłaty. Po 1 stycznia korekta to osobny wniosek.

Przy okazji warto usunąć kody działalności, której firma nie prowadzi. Zmniejsza to ryzyko błędnej kwalifikacji i pytań od organów.

W razie wątpliwości co do wyboru kodu, wniosku w CEIDG albo KRS albo skutków rozbieżności dla dotacji i składki wypadkowej zapraszamy do kontaktu z Kancelarią Jackowski.

autor: Gabriel Jackowski (za prawo.pl)