Rząd chce przenieść kontakt ze sądem rejestrowym do systemu elektronicznego i przyspieszyć usuwanie podmiotów, które nie składają sprawozdań, nie mają majątku i nie prowadzą działalności. Chodzi o projekt zmiany ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, druk sejmowy nr 3004.

To nadal projekt. Nie obowiązuje. Wpłynął do Sejmu 6 sierpnia 2026 r. Pierwsze czytanie odbyło się 18 września 2026 r. Następnie trafił do Komisji Sprawiedliwości i Praw Człowieka.

Zasadnicza część zmian ma wejść w życie 1 października 2027 r. Przepisy o wzmiance za brak dokumentów finansowych i o skutkach tej wzmianki – rok później, 1 października 2028 r.

Po co te zmiany

Projekt dotyczy przede wszystkim dwóch postępowań, które dziś obciążają sądy rejestrowe.

Pierwsze to postępowanie przymuszające do złożenia dokumentów finansowych. Według uzasadnienia stanowi ono około 80 proc. wszystkich postępowań przymuszających i około jednej trzeciej niezakończonych spraw rejestrowych.

Drugie to rozwiązanie podmiotu bez likwidacji. Dziś sąd często dowiaduje się, że spółka jest „martwa”, dopiero na etapie egzekucji grzywny.

Trzeci element to konto przypisane podmiotowi i pełna elektronizacja postępowania.

Konto podmiotu w systemie

Podmioty z rejestru przedsiębiorców i rejestru stowarzyszeń mają korzystać z własnego konta. Przez nie składałyby wnioski i pisma oraz odbierały korespondencję sądu.

Jeżeli konto już istnieje, pismo wniesione inną drogą podlega zwrotowi. Bez wezwania do uzupełnienia braków. Wyjątek: podmiot uprawdopodobni, że z przyczyn od niego niezależnych nie mógł skorzystać z konta.

Podmiot bez konta zgłasza potrzebę jego założenia przy wniosku o wpis albo zmianę wpisu. System ma objąć kolejne podmioty stopniowo.

Przy pierwszym doręczeniu sąd pouczy o obowiązku korzystania z konta. Jeżeli pouczenie nie odniesie skutku, pismo będzie mogło zostać pozostawione w aktach ze skutkiem doręczenia.

Postępowanie wyłącznie elektroniczne

Postępowania dotyczące podmiotów z obu rejestrów – wnioskowe i z urzędu – mają być prowadzone w systemie teleinformatycznym.

Czynności sądu, referendarza i przewodniczącego będą utrwalane tylko elektronicznie, z kwalifikowanym podpisem. Pisemna korespondencja przy sprawach wszczynanych z urzędu ma ustąpić doręczeniu na konto.

Sąd dostanie dane z PESEL

Projekt przewiduje elektroniczny przepływ informacji z rejestru PESEL. Sąd ma otrzymywać wiadomość o zmianie imienia, nazwiska albo numeru PESEL osoby ujawnionej w KRS, a także o jej zgonie albo dacie znalezienia zwłok.

Nie chodzi o automatyczną zmianę wpisu. Chodzi o sygnał, po którym sąd może z urzędu usunąć rozbieżność między rejestrami.

Najpierw wyjaśnienia, potem grzywna

Po informacji o niezłożeniu wniosku albo dokumentu sąd ma najpierw wszcząć postępowanie i wyjaśnić sprawę. Dopiero potem wzywa do wykonania obowiązku w terminie 7 dni.

Grzywny nie nakłada, jeżeli z akt wynika, że egzekucja z majątku obowiązanego może być bezskuteczna. Ma to ograniczyć postępowania wobec podmiotów bez majątku.

Wzmianka zamiast kolejnych grzywien

Jeżeli dokumenty finansowe nie wpłyną mimo wezwania, sąd wpisze w KRS wzmiankę o niewykonaniu tego obowiązku. Jednocześnie zawiadomi właściwy organ o podejrzeniu czynu z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Po wpisie wzmianki sąd nie wszczyna kolejnych postępowań przymuszających w tej samej sprawie. Wzmianka znika z urzędu, gdy podmiot złoży wszystkie zaległe dokumenty.

Ma też pełnić funkcję ostrzegawczą dla kontrahentów: obowiązek nie został wykonany mimo wezwania sądu.

Kiedy sąd może wykreślić podmiot bez likwidacji

Rok od wpisu wzmianki i nadal brak zaległych dokumentów finansowych to jedna z podstaw wszczęcia z urzędu postępowania o rozwiązanie bez likwidacji.

Sąd odstępuje od tego postępowania, jeżeli z akt wynika, że podmiot ma zbywalny majątek albo faktycznie prowadzi działalność.

Przed rozstrzygnięciem sąd sprawdza:

• informacje od naczelnika urzędu skarbowego i z ZUS,
• dane z KRS,
• centralną bazę ksiąg wieczystych,
• rejestr zastawów,
• centralną ewidencję pojazdów.

Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł też sam przekazać sądowi informację, że podatnik nie ma majątku i nie prowadzi działalności. Taki sygnał uruchamia postępowanie.

Domniemanie braku majątku

Jeżeli w ciągu 2 miesięcy od ogłoszenia o wszczęciu postępowania podmiot nie wykaże działalności albo zbywalnego majątku, a sąd i osoby trzecie też tego nie potwierdzą, domniemywa się, że majątku nie ma i działalności nie prowadzi.

Ciężar wykazania, że spółka albo stowarzyszenie nadal żyje, przechodzi na sam podmiot.

Adres siedziby musi mieć tytuł prawny

Projekt reaguje na fikcyjne adresy. Podmiot ma mieć tytuł prawny do lokalu albo nieruchomości wskazanych w KRS jako siedziba.

Do wniosku o wpis lub zmianę adresu trzeba będzie dołączyć dokument potwierdzający ten tytuł.

Ochrona danych w aktach

Jeżeli pismo albo załącznik zawiera dane, których przeglądanie jest ograniczone, składający dołącza wyciąg bez tych danych. Brak prawidłowego wyciągu to brak formalny.

Strona aktu notarialnego będzie mogła żądać od notariusza elektronicznego wyciągu z aktu stanowiącego podstawę wpisu i umieszczenia go w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych.

Co warto zrobić już teraz

Projekt nie jest jeszcze ustawą. Terminy wejścia w życie są odległe. Warto jednak uporządkować sprawy, które projekt ma sprawdzać z urzędu:

• czy sprawozdania finansowe są złożone w repozytorium,
• czy adres siedziby ma pokrycie w tytule prawnym,
• czy dane osób ujawnionych w KRS są aktualne,
• czy podmiot, który nie prowadzi działalności i nie ma majątku, nie powinien sam złożyć wniosku o rozwiązanie.

Spółka pozostawiona bez opieki może w nowym modelu szybciej trafić do postępowania o wykreślenie. Kontrahent zobaczy wzmiankę o niezłożonych dokumentach wcześniej niż dziś.

W razie wątpliwości co do zakresu projektu albo przygotowania spółki do zmian zapraszamy do kontaktu z Kancelarią Prawną Jackowski.

autor: Gabriel Jackowski (za legalis.pl)