Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 2025 r. mają do końca 30 września 2026 r. wpisać adres do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych. Od jutra obowiązek już obowiązuje — i to nie kara za brak skrzynki jest tu największym problemem.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność albo spółkę cywilną wpisaną do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. i do tej pory nie masz aktywnego adresu do e-Doręczeń (ADE) w Bazie Adresów Elektronicznych — masz czas do końca dzisiejszego dnia. Jutro, 1 października 2026 r., obowiązek posiadania tego adresu obejmuje już całą tę grupę. Podstawa jest prosta i nie wymaga interpretacyjnej ekwilibrystyki: art. 152 ust. 3 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Kogo to naprawdę dotyczy

Nie wszystkich. I to ważne, bo od kilku dni przez media przetacza się skrót „każda firma musi mieć skrzynkę do końca września”. To nieprecyzyjne.

Obowiązek z datą 1 października 2026 r. dotyczy przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., którzy wcześniej nie uzyskali adresu. Firmy rejestrowane od 1 stycznia 2025 r. dostają ADE już przy wpisie. Ci, którzy po 30 czerwca 2025 r. zmieniali cokolwiek w CEIDG — kod PKD, adres, zawieszenie — teoretycznie powinni mieć skrzynkę od tamtej chwili. Spółki z KRS sprzed 2025 r. miały swój termin wcześniej, 1 kwietnia 2025 r.

Zawieszenie działalności nie zwalnia. Skrzynka prywatna z mObywatela też nie zastępuje firmowej. To dwa różne adresy, dwa różne rejestry i dwa różne skutki. Urząd nie będzie szukał Pana Kowalskiego w skrzynce obywatelskiej, jeśli sprawa dotyczy JDG.

Adwokaci, radcowie, notariusze i pozostali przedstawiciele zawodów zaufania publicznego zostali objęci obowiązkiem już 1 stycznia 2025 r. Jeśli ktoś z Czytelników prowadzi kancelarię w formie JDG wpisanej przed 2025 r. i nigdy nie założył osobnego adresu firmowego — dziś wieczór to ostatni moment, by to rozdzielić.

Nie ma kary. Jest coś gorszego

Ustawa nie przewiduje mandatu za brak ADE. To zdanie krąży od tygodni i usypia czujność. Problem leży gdzie indziej.

Po pierwsze: bez wpisu do BAE trudno przeprowadzić zmianę w CEIDG. Nowy kod, nowy adres, zawieszenie, wznowienie — system i tak wymusi podanie danych do e-Doręczeń. Obowiązek więc wróci przy pierwszej czynności rejestracyjnej.

Po drugie — i to jest sedno — e-Doręczenie ma skutek listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Pismo, które wpłynie na skrzynkę i nie zostanie otwarte, po 14 dniach uznaje się za doręczone. Od tej daty biegnie termin na odpowiedź, odwołanie, uzupełnienie braków. Nie ma drugiego awiza. Nie ma listonosza, który zostawi kartkę w drzwiach. Jest mail z powiadomieniem, który ginie między newsletterami, i fikcja doręczenia, która nie czeka, aż przedsiębiorca wróci z urlopu.

W praktyce kancelaryjnej widać to już od miesięcy u klientów z KRS. Decyzja podatkowa, wezwanie do wyjaśnień, pismo z ZUS — wszystko ląduje w skrzynce, o której istnieniu wspólnik dowiaduje się, gdy termin już uciekł. Sama skrzynka nic nie załatwia. Trzeba do niej zaglądać.

Uwaga praktyczna. Samo złożenie wniosku dziś nie oznacza, że adres jutro będzie w bazie. Po wysłaniu wniosku przychodzi link aktywacyjny na e-mail. Dopiero po aktywacji ADE trafia do BAE. Przy przeciążonym systemie — a od wczoraj Ministerstwo Rozwoju i Technologii oficjalnie potwierdza utrudnienia na Biznes.gov.pl — procedura może zająć więcej niż jeden dzień. Wniosek i tak złóżcie. Nie odświeżajcie strony co trzydzieści sekund. Resort sam przestrzega, że wielokrotne ponawianie tej samej czynności wydłuża obsługę.

Jak założyć skrzynkę, jeśli jeszcze jej nie ma

Publiczna usługa u operatora wyznaczonego — obecnie Poczty Polskiej — jest bezpłatna. Wniosek składa się przez Konto Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl. Potrzebny jest profil zaufany, podpis osobisty albo kwalifikowany.

1. Zaloguj się na Biznes.gov.pl do Konta Przedsiębiorcy.
2. Wybierz e-usługę wniosku o adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy (albo złóż ten wniosek przy zmianie wpisu w CEIDG).
3. Wskaż dane firmy, e-mail do powiadomień i — jeśli chcesz — administratora skrzynki.
4. Podpisz wniosek elektronicznie i wyślij.
5. Odbierz mail z linkiem i aktywuj skrzynkę. Dopiero wtedy adres pojawia się w BAE.

Można też wybrać kwalifikowanego dostawcę niepublicznego. Usługa bywa płatna, ale daje dodatkowe funkcje — archiwum, integrację z obiegiem dokumentów, korespondencję B2B. Wpis do BAE nie następuje wtedy automatycznie; trzeba o niego wnioskować osobno.

Zanim złożycie nowy wniosek, sprawdźcie, czy adres nie powstał już przy wcześniejszej zmianie wpisu. Część przedsiębiorców ma ADE od miesięcy i o tym nie pamięta.

Czego e-Doręczenia nie zastąpią

Październikowy obowiązek to obowiązek posiadania adresu, nie obowiązek przeniesienia całej komunikacji z państwem do jednej skrzynki. Nadal działają e-Urząd Skarbowy, PUESC, platformy ZUS. Sądowa korespondencja z adwokatami i radcami wciąż idzie przede wszystkim przez portal informacyjny. Sądy powszechne i prokuratura mają dołączyć do e-Doręczeń później — obecnie wskazuje się 1 października 2029 r.

To ma znaczenie praktyczne. Kto uzna, że „od jutra wszystko będzie w jednej skrzynce”, ten przegapi pismo w innym kanale. Przez najbliższe lata będziemy żyć w kilku systemach naraz. Niewygodne, ale tak wygląda okres przejściowy.

Co zrobić po aktywacji

Założenie skrzynki to początek, nie koniec. Kilka rzeczy, które w kancelarii powtarzamy klientom, zanim jeszcze dojdzie do pierwszego wezwania:

• Ustaw powiadomienia na skrzynkę, którą naprawdę czytasz — nie na adres założony przy rejestracji firmy osiem lat temu.
• Wyznacz osobę odpowiedzialną. W JDG to zwykle właściciel. W spółce musi być administrator. Urlop właściciela nie wstrzymuje biegu 14 dni.
• Sprawdzaj skrzynkę co najmniej kilka razy w tygodniu. Lepiej codziennie.
• Nie myl ADE z adresem e-mail. ADE ma format urzędowy i trafia do państwowego rejestru. Mail służy wyłącznie do alertów.
• Zachowuj dowody odbioru. W sporze o termin to one, a nie zrzut ekranu z telefonu, będą się liczyć.

Na koniec

Jeśli nie macie jeszcze firmowego ADE — złóżcie wniosek dziś. Nawet jeśli portal się zacina. Nawet jeśli aktywacja zejdzie na październik. Sam wniosek jest w tej chwili jedyną rozsądną rzeczą, którą da się zrobić.

A jeśli skrzynkę już macie i od trzech miesięcy do niej nie zaglądaliście — otwórzcie ją, zanim skończy się dzień. Fikcja doręczenia nie czeka na wygodny moment.

W razie wątpliwości, czy obowiązek Was dotyczy, czy adres już figuruje w BAE, albo jak poukładać dostęp do skrzynki w spółce — zapraszamy do kontaktu. To jedna z tych formalności, które zajmują godzinę, o ile nie zostawi się ich na 30 września po dwudziestej.

autor: Gabriel Jackowski