Zawieszenie działalności gospodarczej z datą wsteczną

Zawieszenie działalności gospodarczej nie musi być datowane wyłącznie na przyszłość. Przedsiębiorca może zawiesić firmę z datą wsteczną – nawet na kilka miesięcy wcześniej – pod warunkiem, że data zawieszenia nie jest wcześniejsza niż data rozpoczęcia działalności. Potwierdził to Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 20 stycznia 2026 r. (sygn. VII U 1003/24). Orzeczenie ma duże znaczenie praktyczne, szczególnie w kontekście składek ZUS.

Kiedy można zawiesić działalność z datą wsteczną?

Zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 Prawa przedsiębiorców data rozpoczęcia zawieszenia może być:

• wcześniejsza niż data złożenia wniosku (ale nie wcześniejsza niż data rozpoczęcia działalności),
• taka sama jak data wniosku,
• przyszła.

W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca faktycznie nie prowadzi działalności przez kilka miesięcy, może później złożyć wniosek o zawieszenie z datą wsteczną i uniknąć obowiązku opłacania składek ZUS za ten okres.

Stan faktyczny sprawy rozpatrywanej przez SO w Warszawie

Przedsiębiorczyni prowadziła działalność w zakresie introligatorstwa i usług poligraficznych. W marcu 2022 r. podjęła decyzję o zawieszeniu firmy od 1 kwietnia 2022 r. i przekazała sprawę księgowej. Formalne zawieszenie nie zostało jednak dokonane. Dopiero 5 lutego 2023 r. sama złożyła wniosek o zawieszenie z datą wsteczną – od 1 kwietnia 2022 r.

ZUS uznał, że w okresie od 1 stycznia 2020 r. do 31 grudnia 2022 r. kobieta podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i naliczył składki. Zdaniem Zakładu działalność była prowadzona do końca 2022 r., ponieważ składano dokumenty rozliczeniowe i opłacano składki.

Stanowisko Sądu Okręgowego w Warszawie

Sąd Okręgowy w Warszawie uchylił decyzję ZUS i orzekł, że od 1 kwietnia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r. nie istniał obowiązek ubezpieczeń społecznych. Kluczowe argumenty sądu:

• Działalność gospodarcza to nie tylko formalny wpis do CEIDG, ale rzeczywiste wykonywanie zarobkowej działalności zorganizowanej i ciągłej.
• Wpis w CEIDG tworzy jedynie domniemanie prowadzenia firmy, które można obalić dowodem przeciwnym.
• W okresie od kwietnia 2022 r. skarżąca nie uzyskiwała przychodów, nie ponosiła kosztów operacyjnych ani nie wykonywała żadnych czynności związanych z działalnością.
• Skoro nie dochodziło do faktycznego wykonywania działalności, nie było też obowiązku opłacania składek ZUS.

Praktyczne wnioski dla przedsiębiorców

Orzeczenie pokazuje, że:

• Zawieszenie z datą wsteczną jest skutecznym i legalnym narzędziem.
• Kluczowe znaczenie ma brak realnej aktywności gospodarczej (brak przychodów, kosztów, transakcji, kontaktów z kontrahentami).
• Domniemanie z wpisu w CEIDG można skutecznie podważyć materiałami dowodowymi.

Dzięki temu przedsiębiorcy, którzy z różnych powodów (choroba, brak zleceń, zmiana profilu) przestają prowadzić firmę, mogą uniknąć niepotrzebnych składek ZUS, nawet jeśli formalne zawieszenie nastąpiło później.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności gospodarczej z datą wsteczną jest w pełni dopuszczalne i skutkuje zwolnieniem z obowiązku ubezpieczeń społecznych od dnia wskazanego we wniosku – pod warunkiem że w tym okresie działalność nie była faktycznie wykonywana. Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie potwierdza, że sądy coraz częściej patrzą na rzeczywisty stan rzeczy, a nie tylko na formalny wpis w CEIDG.

Jeśli planujesz zawieszenie działalności lub masz wątpliwości co do rozliczeń ZUS w okresie przejściowym – skontaktuj się z nami.

autor: Gabriel Jackowski (za legalis.pl)